Preservación digital
Objeto y alcance
Con el objetivo de asegurar la conservación, integridad, autenticidad, disponibilidad y recuperación a largo plazo de los contenidos científicos publicados, Sapiens in Education adopta una política formal de preservación digital alineada con buenas prácticas editoriales internacionales. La política comprende artículos, números completos, metadatos, identificadores persistentes, correcciones, retractaciones, materiales complementarios y relaciones entre versiones.
La preservación no se limita a conservar archivos visibles. Debe mantener la información que permite identificar, citar, interpretar y reconstruir el registro publicado ante fallos técnicos, obsolescencia, migraciones, incidentes de seguridad o interrupción de las operaciones.
Responsabilidades institucionales
El Instituto Sapiens de Investigaciones Científicas Multidisciplinar, como entidad editora, supervisa la continuidad y preservación. Sapiens Edition S.A.S., como coeditora técnica y administrativa, ejecuta respaldos, mantenimiento, exportaciones, controles y recuperación bajo las directrices de la entidad editora, sin alterar el contenido científico.
Copias de seguridad y recuperación
La revista realiza copias de seguridad periódicas de servidores, base de datos, directorio de archivos, configuración de Open Journal Systems y objetos publicados. Las copias se mantienen en ubicaciones separadas del servidor principal, con acceso restringido y control de versiones.
La existencia de un respaldo no se considera suficiente sin comprobar su recuperación. Se ejecutan pruebas periódicas de restauración y se documentan fecha, alcance, responsable, resultado, errores y medidas correctivas. Ante un incidente se priorizan la base editorial, los artículos, los metadatos y los vínculos DOI.
Mantenimiento de OJS y prevención de obsolescencia
Open Journal Systems se mantiene actualizado mediante procedimientos controlados. Antes de instalar una versión o extensión se revisan compatibilidad, seguridad, copia previa y plan de reversión. Las migraciones conservan estructura editorial, historial, usuarios, decisiones, archivos, DOI y enlaces.
Identificadores y metadatos persistentes
Todos los artículos reciben un Identificador de Objeto Digital. Los metadatos depositados incluyen título, autores, afiliaciones, resúmenes, palabras clave, fechas, volumen, número, licencia, referencias y estado de corrección o retractación. La revista comprueba periódicamente que los DOI resuelvan y coincidan con la versión de registro.
Formatos de preservación
Los contenidos se conservan en PDF, HTML y XML-JATS, favoreciendo interoperabilidad, accesibilidad y migración futura. Cuando un formato aún no esté disponible, la revista conserva el archivo existente y documenta su conversión prevista. Ninguna migración debe modificar autoría, fechas, DOI, contenido o historial sin dejar constancia.
Preservación digital distribuida
Sapiens in Education participa activamente en LOCKSS y CLOCKSS. Estas redes mantienen copias distribuidas en bibliotecas colaboradoras y permiten recuperar el registro publicado ante fallos técnicos o pérdida de los servidores originales.
La revista también forma parte de la Red de Preservación PKP. El equipo editorial verificará periódicamente el estado de inclusión, cobertura y recuperación en LOCKSS, CLOCKSS y la Red PKP. La participación solo se anunciará mientras exista constancia verificable de activación.
Integridad del registro
La versión de registro no se sustituye silenciosamente. Las correcciones, expresiones de preocupación y retractaciones se publican como avisos identificados, fechados y enlazados; los metadatos se actualizan para que los sistemas externos reconozcan el estado vigente.
Documentación seguimiento y continuidad
La revista conserva bitácoras de respaldo y restauración, inventarios de archivos y formatos, informes de actualización y migración, comprobaciones DOI y evidencias de participación en los sistemas distribuidos.
La política y el plan de continuidad se revisan al menos una vez al año y después de cualquier incidente o migración significativa. Cada deficiencia genera una acción con responsable y plazo. Si la revista dejara de operar, la entidad editora procurará mantener el archivo accesible mediante los sistemas de preservación y repositorios correspondientes.
